StaffIl sistema di Alert assenze integrato in Kindertap compie in modo totalmente automatizzato tutte le azioni di verifica e allerta che, altrimenti, richiederebbero l'intervento di un operatore.
Questo strumento ha lo scopo principale di evitare i casi di abbondono involontario del bimbo in auto, dovuti ad un fenomeno conosciuto come blackout temporaneo.
L'invio dell'alert avviene grazie ad un avanzato e affidabile sistema che allerta le famiglie dei bimbi assenti (non giustificati), basandosi su opzioni puntuali e su un preciso schema di funzionamento.
L'alert può avvenire in 3 modalità differenti, attivabili in modo univoco o ridondato:
- Notifiche push: metodo gratuito privo di garanzie circa l'effettivo invio/ricezione dell'alert, in quanto non si ha la possibilità tecnica di verificare se la notifica viene spedita e ricevuta dai familiari
- Invio SMS: metodo che fornisce una garanzia di invio, ma non di avvenuta ricezione
- Chiamata Vocale: metodo più efficace in quanto fornisce una garanzia sia di invio che di ricezione dell'alert
L'attivazione e la configurazione del sistema va effettuata nelle impostazioni relative alla Rilevazione presenze.
Funzionamento del sistema di alert assenze
Come premessa evidenziamo che Kindertap invia l'alert solo se:
- la data corrente è un giorno di apertura del servizio (vedi Impostazioni generali), per evitare che gli alert vengano inviati anche nei normali giorni di chiusura (come i weekend)
- se il bimbo è assente
- se non è stata inserita la giustificazione di assenza (né da parte della famiglia né da parte degli educatori) - vedi Registro presenze
Il funzionamento del sistema è il seguente:
- viene verificato se nella data corrente la scuola è aperta; se la scuola è chiusa il sistema non compie alcuna operazione
- se attiva una specifica opzione, se tutti i bimbi risultano assenti prima che parta il primo alert il sistema non compie alcuna operazione (e contatta la scuola per segnalare il problema)
- all'orario previsto per l'invio dell'alert (comune a tutti gli iscritti o specifico per bambino) Kindertap estrae la presenza e la giustificazione di assenza
- se il bimbo è assente non giustificato Kindertap avvia la procedura di alert
- se l'alert deve essere inviato via notifica push e/o SMS effettua l'invio
- se l'alert deve essere inviato via chiamata vocale avvia la chiamata verso i numeri di contatto; in caso di non risposta vengono effettuati fino a 5 tentativi (ad intervalli di 10 minuti)
- se si verificano dei problemi (es. disservizio, non risposta alle chiamate vocali) Kindertap contatta la scuola per segnalare il problema
Tutte le operazioni eseguite dal sistema vengono salvate in un apposito registro eventi, utile per verificare il funzionamento del sistema e per comprovare l'avvenuto invio degli alert.
Modifica preferenze del singolo bambino
Accedere alla voce di menù Anagrafiche > Bambini e selezionare il nominativo dell'utente. Nella card Alert assenze premere il tasto Modifica preferenze alert assenze.
Accedere alla voce di menù Registro presenze, premere il tasto 
presente nella riga dell'utente, quindi selezionare Modifica preferenze alert assenze.
Accedere alla voce di menù Registro presenze, premere il tasto presente nella riga dell'utente, quindi selezionare Modifica preferenze alert assenze.
Le preferenze relative al singolo utente sono le seguenti:
- se le impostazioni generali prevedono che il servizio possa essere attivito in modo granulare per ogni singolo utente, selezionare Abilita il servizio di alert assenze per abilitare il servizio per il bimbo
- selezionare Specifica un orario personalizzato per sovrascrivere l'orario generale
- nel caso di part-time verticali selezionare Specifica in quali giorni inviare l'alert e definire i giorni della settimana in cui il bimbo è normalmente presente
- premere su Aggiungi recapito per inserire uno o più reapiti a cui inviare gli alert; definire se la modalità di invio per il recapito deve essere via SMS o Voce
Verificare il corretto funzionamento del servizio
La schermata di monitoria è accessibile dal menù Presenze > Alert assenze.
La schermata di monitoria è accessibile dalla voce di menù Alert assenze.
La schermata di monitoria è accessibile dalla voce di menù Alert assenze.
L'interfaccia visualizza:
- il Report di oggi che evidenzia lo stato relativo agli invii degli alert del giorno, ovvero:
- l'orario di invio per ogni bambino
- l'icona
che compare quando il bambino è presente - l'icona
che compare quando è stata inserita una giustificazione per il bambino - un riquadro per ogni metodo di alert attivo (push, SMS, voce) che indica lo stato di invio; il colore dello sfondo del riquadro può essere:
- bianco: se non è ancora stato effettuato il tentativo di invio
- arancione: se Kindertap sta effettuando il tentativo in quel momento - solo per SMS e voce
- verde: se l'invio dell'alert è andato a buon fine
- rosso: nel caso ci sia stato un problema (come ad esempio il superamente dei 5 tentativi) - solo per SMS e Voce
- Log di funzionamento della sede che permette di controllare le attività che Kindertap ha svolto durante il funzionamento; questo registro può essere consultato anche a distanza di mesi o anni
Se nella parte superiore del Report di oggi compare il messaggio Problema: tutti i bambini sono assenti significa che è subentrata l'opzione che blocca l'invio degli alert a tutti gli utenti in situazioni anomale (vedi Impostazioni generali). In questi casi, dopo che il problema è stato risolto, il funzionamento dell'alert può essere ripristinato premendo il tasto Riavvia l'invio.