Le fasi di messa in funzione di Kindertap possono essere più o meno articolate. In genere, tutto dipende da due fattori principali: le dimensioni dell'organizzazione ed il numero di moduli/funzioni che si decide di attivare.
Ad esempio, l'attivazione del modulo Diari di bordo in un servizio con 30 iscritti in genere richiede una o due settimane. Viceversa, l'attivazione di più moduli in un'organizzazione con svariate sedi e, conseguentemente, un numero elevato di collaboratori e famiglie, può richiedere dei mesi per andare a regime.
Di seguito vengono riassunti una serie di passaggi chiave e di best practice che si consiglia di osservare per introdurre e gestire al meglio l'applicazione.
Individuare i responsabili del progetto
L'esperienza maturata nell'avviamento di centinaia di servizi ci insegna che, anche nelle realtà di piccole/medie dimensioni, è opportuno identificare uno o più soggetti che seguano le fasi di avvio dell'applicazione e che, nel tempo, supervisionino sull'utilizzo dell'app.
Questi soggetti dovranno fare da collante fra i vari stakeholder (amministrazione, team educativo, famiglie) e dovranno conoscere nel dettaglio le funzioni utilizzate.
Se quanto appena descritto va tenuto in considerazione nelle piccole realtà, diventa un elemento cruciale nelle organizzazioni più complesse.
Data entry iniziale
Il primo passaggio da compiere, necessario per poter usare l'app, consiste nell'inserire le anagrafiche dei collaboratori e degli utenti iscritti.
Questo processo, che prende il nome di data entry, può essere fatto seguendo varie modalità (non per forza alternative):
- usando l'interfaccia dell'applicazione: collegandosi a https://www.kindertap.com e accedendo al menù Anagrafiche
- attraverso la funzione di importazione delle anagrafiche da file Excel: collegandosi a https://www.kindertap.com e accedendo al menù Anagrafiche > Bambini (o Adulti) >
> Importa - usando la funzione Form: si può predisporre un modulo di raccolta dati che verrà compilato direttamente dagli utenti
Oltre ai dati anagrafici degli utenti è necessario predisporre anche le sezioni.
Durante le fasi di inserimento delle anagrafiche non è necessario inviare agli utenti le indicazioni per poter accedere fin da subito all'app. Se si preferisce posticipare l'accesso da parte degli utenti, le indicazioni possono essere trasmesse massivamente a tutti gli iscritti in un secondo momento.
Accesso da parte dei familiari
Prima di far accedere le famiglie a Kindertap (naturalmente se previsto) è consigliabile testare l'applicazione all'interno dello staff, cosicché i collaboratori possano impratichirsi senza correre il rischio di pubblicare informazioni errate.
Quando si è pronti per far accedere le famiglie è consigliabile procedere nel modo seguente:
- rimuovere i dati relativi alle eventuali prove fatte, accedendo al Centro dati, schermata che consente di rimuovere massivamente i dati raccolti (per maggiori informazioni sul Centro dati leggi questa pagina)
- inviare massivamente agli utenti le istruzioni per accedere seguendo quanto descritto in questa pagina
L'accesso da parte dei familiari (in genere i genitori) avviene con delle utenze personali: ciò significa che ogni adulto accede con un proprio profilo, il quale è collegato al bambino iscritto. Nel caso di genitori con più bimbi frequentanti l'iter non cambia. L'app, infatti, permette di associare più bambini allo stesso adulto, cosicché accedendo all'app con il proprio profilo il genitore possa consultare tutti i dati (senza dover usare utenze differenti).
In genere, l'accesso a Kindertap avviene attraverso una login con username e password. Quindi ogni adulto è in possesso di credenziali personali, che identificano univocamente la persona che accede. Sono previsti, però, anche metodi di accesso differenti.
Hardware necessario e consigliato
Per utilizzare le funzioni legate alla sfera organizzativa/amministrativa è opportuno dotarsi di uno o più computer, nei quali utilizzare la web app (ovvero l'accesso a https://www.kindertap.com attraverso un comune browser Web). Tali funzioni sono, ad esempio, l'aggiunta delle anagrafiche o la predisposizione dei form.
Per tutte le funzioni relative all'attività in sezione, ad esempio la raccolta di foto o la compilazione dei diari, è consigliabile utilizzare l'app per dispositivi Android ed iOS.
Lo scenario ideale prevede che ogni educatrice utilizzi un device dedicato, ma se l'organizzazione interna lo consente si può usare l'applicazione in modo profittevole anche utilizzando un device per sezione (o, in servizi con un numero ridotto di utenti, usando un unico device).
L'app di Kindertap è disponibile sia per smartphone che per tablet; se si intende, però, sfruttare le feature dedicate alla documentazione fotografica, è preferibile dotarsi di smartphone (questo perché, in genere, questa famiglia di dispositivi offre fotocamere con prestazioni e qualità superiori).
Inoltre, per l'attività a diretto contatto con i bimbi, in genere lo smartphone risulta meno invasivo.
Per utilizzare l'app di Kindertap è necessario dotarsi di device con le seguenti caratteristiche:
- App Kindertap per Android: richiede Android versione 5 o superiore
- App Kindertap per iOS: richiede iOS versione 12.0 o superiore
Per poter contare su un aggiornamento in real time delle informazioni è preferibile dotare i dispositivi di una connessione ad Internet persistente (via Wi-Fi o rete dati). Grazie al supporto offline, però, l'app di Kindertap può essere utilizzata in modo fluido anche in strutture con connessione instabile o disponibile solo in aree circoscritte.