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Dalla pagina delle anagrafiche dei bambini è possibile importare un file per caricare massivamente le anagrafiche di bambini e familiari. La funzionalità si raggiunge premendo il tasto e selezionando la voce Importa....

Questa procedura è particolarmente utile in fase di adozione iniziale di Kindertap, nel caso in cui si intenda popolare le anagrafiche estratte da un gestionale utilizzato in precedenza.

La procedura segue una serie di step e permette di caricare nuove anagrafiche, eventualmente identificando anagrafiche già presenti in archivio e permettendo di modificare solo i dati desiderati; durante la procedura si possono importare anche gli adulti collegati al singolo bambino.

Dall'anagrafica adulti, invece, è possibile importare un file di soli adulti (utile, ad esempio, per popolare le anagrafiche del personale); la procedura segue i medesimi step descritti di seguito.

Step 1 - Caricamento del file

Il primo passaggio consiste nel caricare il file con i dati da importare; il file può avere tre differenti formati:

• XLSX: foglio Excel con la prima riga che riporta (per ogni colonna) il nome del campo da importare
• CSV: file con la prima riga che riporta il nome del campo da importare (le colonne vanno separate da punto e virgola)
• JSON: file con un array di oggetti, in cui ogni proprietà dell'oggetto identifica un campo da importare

Nella finestra di caricamento del file è presente un link che permette di scaricare un file XLSX con il modello di esempio. Tale modello presenta (nella prima riga) i nomi di colonna che Kindertap interpreta come standard; ciò significa che importando un file così organizzato le step 2 (descritto di seguito) può essere eseguito senza interventi manuali.
Per la compilazione di file in formato CSV e JSON si consiglia di fare riferimento al modello di esempio in formato XLSX.

Ad esempio, se il titolo di colonna è "kid.name", Kindertap comprende che i dati presenti nelle righe sottostanti sono nomi di bambini.

I dati relativi agli adulti sono suddivisi in gruppi. Ad esempio, tutti i dati del primo adulto hanno nome di colonna che termina con "_0", i dati del secono adulto hanno nome di colonna che termina con "_1" e così via.

Nel modello di esempio le colonne relative a campi obbligatori (ovvero informazioni che devono obbligatoriamente essere presenti nel file da importare) sono evidenziate in grassetto. Attraverso i commenti presenti nelle celle della prima riga, invece, è possibile visualizzare il significato di ogni campo e l'eventuale set di valori ammessi (ad esempio, per il campo "kid.gender" gli unici valori ammessi sono m, f e nd.

Una volta caricato il file da importare, la procedura legge i dati dal file e passa allo step successivo.

Step 2 - Associazione colonne

Una volta caricato il file si passa ad associare le singole colonne del file stesso ai singoli campi delle anagrafiche.

Per ogni colonna del file si deve associare il tipo di anagrafica coinvolta ed il campo specifico in cui va inserito il valore presente nella colonna.

I tipi di anagrafica coinvolti possono essere

• Sede
• Bambino
• Adulto 1
• Adulto 2
• Adulto 3
• Adulto 4
• Adulto 5

Kindertap associa ogni singola colonna del file caricato al rispettivo campo dell'anagrafica interpretando il nome assegnato alla colonna (o all'attributo nel caso del file JSON). I nomi di colonna riconosciuti in automatico da Kindertap sono quelli riportati nel file XLSX con il modello di esempio.

L'importazione permette di caricare, per ciascun bambino, fino a 5 adulti collegati secondo una specifica relazione di parentela. Se per un determinato bimbo non si desidera importare una o più anagrafiche di familiari non valorizzare le colonne con i dati dei diversi adulti.

Se l'associazione delle colonne presenta delle anomalie fare riferimento ai messaggi di errori visualizzati a video. Per passare allo step seguente premere il tasto Avanti.

Step 3 - Impostazioni generali di import

Questo step prevede di scegliere le impostazioni generali da utilizzare per l'importazione di tutti i dati presenti nel file originale.

Le impostazioni da scegliere sono:

• Sede a cui associare le anagrafiche: valida se non è già specificata nella singola riga del file
• Sezioni in cui iscrivere il bambino: valide se non viene specificata nessuna sezione nella riga del file
• Quale livello di consenso foto applicare al bambino: valido se non specificato nella singola riga del file
• Policy da usare per l'invio delle credenziali di Kindertap: le possibili scelte sono:
  • Non inviare: per non inviare le credenziali generate in fase di import
  • Genitori: per inviare le credenziali delle nuove anagrafiche solo se il legame di parentela è genitore
  • Tutti: per inviare le crdenziali a tutte le nuove anagrafiche

Per continuare premere il tasto Validazione.

Step 4 - Validazione dei dati

In questa fase vengono fatte alcune verifiche sui valori inseriti nelle varie righe del file caricato.

Vengono segnalate tutte le anomalie relativamente a valori non corretti:

• date non corrette o con possibili anomalie
• numeri di telefono non validi
• indirizzi mail non validi
• valori non consentiti per campi anagrafici che prevedono un set predefinito di possibili valori
• dati obbligatori mancanti

Come risultato di queste verifiche viene proposta una tabella che riporta tutti i valori del file così come verranno importati, evidenziando in rosso i dati non validi ed in giallo eventuali dati da controllare.

In presenza di errori l'importazione non può proseguire, quindi si deve correggere il file e ricaricarlo attraverso il tasto Seleziona nuovo file.

Se la validazione non presenta errori si può passare allo step successivo premendo il tasto Avvia importazione.

Step 5 - Import dei dati

La lista delle righe presenti nel file viene elaborata in maniera sequenziale, proponendo eventuali casi di anagrafiche che sembrano essere già presenti in archivio in modo da non creare doppioni e poter eventualmente modificare i dati di quelle già esistenti.

L'importazione può essere interrotta in qualsiasi momento e, alla fine, riporta gli esiti per ciascuna riga elaborata.