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La Firma elettronica avanzata di Kindertap abbinata ai Form consente di attribuire piena validità legale alle compilazioni degli utenti in base a quanto stabilito dalla normativa eIDAS europea.

Se attraverso un form si raccolgono dati "delicati", come i nominativi dei delegati al ritiro o le spunte di accettazione di condizioni contrattuali/tariffe, è necessario poter contare su una piena validità legale dei dati immessi dall'utente.

La firma elettronica avanzata, in sintesi, consente di provare due aspetti chiave:

• l'identità di chi ha compilato le informazioni
• che la compilazione archiviata in Kindertap è conforme all'originale

Viceversa, un form privo di firma elettronica avanzata non può essere utilizzato come prova certa.

Il processo di firma elettronica

Il processo di firma elettronica è totalmente integrato all'interno di Kindertap e prevede i seguenti step:

• l'utente accede alla compilazione e, durante l'inserimento dei dati, digita anche il proprio indirizzo email e il proprio recapito di cellulare
• terminata la compilazione del form l'utente riceve un link via mail; visitando il link l'utente visualizza il PDF con tutti i dati che ha inserito (il PDF è il documento che l'utente firmerà elettronicamente)
• procedendo con la firma Kindertap invia un SMS con un OTP (codice numerico) da digitare a video
• il PDF firmato dall'utente viene catalogato da Kindertap unitamente al form e una copia del PDF firmato viene recapitata via mail all'utente

Se l'utente non avvia il processo di firma (o lo abbandona mentre è in corso) riceverà da Kindertap dei promemoria via mail che lo inviteranno a concludere l'accettazione.

Abilitazione della firma elettronica

Se non è mai stata utilizzata la firma elettronica di Kindertap, è necessario accettare la delega ad ultreriore responsabile del tratamento del provider a cui Kindertap si affida per la gestione della firma elettronica.

I passaggi da seguire sono:

• accedere al menù Privacy/Sicurezza > Centro privacy
• all'interno della card Ulteriori responsabili del trattamento individuare il riquadro relativo alla Funzionalità Firma elettronica
• premere su Abilitato

Impostazione della firma elettronica nel modello

Analogamente a quanto può avvenire su carta, anche la firma elettronica si basa sul concetto di firmatario, ovvero la persona che accetta quanto riportato all'interno del form.

Kindertap consente l'apposizione di una firma singola (singolo firmatario) o congiunta (due firmatari). La firma congiunta, ad esempio, è utile per gestire l'accettazione di un modulo da parte di entrambi i genitori.

Nel modello di un form i firmatari possono essere identificati in due modi differenti:

1. i firmatari vengono identificati eleggendo i blocchi con Dati adulto come firmatari
2. il firmatario è chi compila il form (se se l'utente che compila è loggato in Kindertap)

Per impostare la raccolta della firma elettronica in base alla modalità 1 seguire questi step:

• accedere al menù Form > Modelli e selezionare il modello per il quale si desidera prevedere la firma elettronica
• selezionare il tab Impostazioni e selezionare il checkbox Abilita la firma elettronica avanzata
• selezionare il tab Modello e identificare il firmatario selezionando il blocco adulto relativo al primo soggetto firmatario
• abilitare il checkbox Firma elettronica: soggetto firmatario e verificare che questo blocco contenga i seguenti campi (sempre obbligatori):
  
  • Nome
  • Cognome
  • Recapiti telefonici: il recapito utilizzato in fase di firma per inviare l'SMS con il codice OTP
  • Email: il recapito utilizzato per inviare il messaggio email con il link per avviare il processo di firma
• se si desidera prevedere anche la firma congiunta di un secondo soggetto, selezionare il relativo blocco ed eseguire la medesima operazione
• per ogni firmatario inserire (all'interno di un blocco qualsiasi) i campi di Firma soggetto e Data firma soggetto; se si desidera raccogliere la firma in più punti tali campi possono essere inseriti più volte

Per impostare la raccolta della firma elettronica in base alla modalità 2 seguire questi step:

• accedere al menù Form > Modelli e selezionare il modello per il quale si desidera prevedere la firma elettronica
• selezionare il tab Impostazioni e selezionare il checkbox Abilita la firma elettronica avanzata; il campo Utenti che possono compilare questo form dovrà avere uno di questi valori:
  • Genitori e dipendenti (Utenti registrati)
  • Genitori (Utenti registrati)
  • Dipendenti (Utenti registrati)
• selezionare il tab Modello e inserire (all'interno di un blocco qualsiasi) i campi di Firma soggetto e Data firma soggetto; se si desidera raccogliere la firma in più punti tali campi possono essere inseriti più volte

Nella modalità 2 il link per avviare il processo di firma e l'SMS con l'OTP vengono inviati ai recapiti memorizzati all'interno dell'anagrafica adulto del soggetto firmatario.

Allegati e firma elettronica

Se il modello che l'utente compila prevede degli allegati (che la scuola ha pubblicato o che l'utente allega in fase di compilazione) capita spesso che tali allegati debbano essere considerati parte integrante del form stesso.

Ad esempio, se nel form di iscrizione che l'utente compila la scuola pubblica la copia del regolamento interno e delle tariffe, è necessario che l'utente firmi il PDF completo di tali file

Per fare in modo che degli allegati vengano inclusi nella stampa in PDF che l'utente firma:

• aggiungere al modello (o selezionare, se già esistente) un elemento di tipo Allegati o un campo Caricamento file
• nel caso di elemento Allegati aggiungere il PDF da pubblicare
• selezionare l'opzione Includi il contenuto degli allegati nella stampa

Modifica dei recapiti di firma

Nel caso l'utente firmatario abbia compilato il form inserendo numero di telefono e/o email non corretti e non riesca, quindi, ad effettuare la firma è necessario che la scuola modifichi i recapiti associati alla compilazione.

Per modificare numero di telefono e/o email dei firmatari:

• accedere al menù Form > Raccolta e selezionare il form
• sulla destra, nell'area con i dettagli del form, premere il tasto presente a lato dei dati della firma
  • selezionare Modifica recapito telefonico firmatario 1 o 2 in base a quale dei firmatari previsti necessita di modifica
  • compare una finestra nella quale scrivere il nuovo numero di telefono (come indicato, è necessario inserire il prefisso internazionale davanti al numero di telefono)
  • selezionare Modifica email firmatario 1 o 2 in base a quale dei firmatari previsti necessita di modifica
  • compare una finestra nella quale scrivere il nuovo indirizzo email
  • premendo Invia promemoria di firma al firmatario 1 o 2 è possibile inoltrare nuovamente il messaggio con l'invito alla firma