Kindertap è un'applicazione sviluppata specificatamente per asili nido e scuole dell'infanzia e, in quanto tale, rispetto ad un gestionale general purpose, presenta delle specificità e delle dinamiche peculiari.
Ecco l'elenco dei termini chiave e dei concetti che stanno alla base della maggior parte delle funzioni dell'applicazione.
Account
Ogni scuola/organizzazione che desidera utilizzare Kindertap deve eseguire la procedura di registrazione necessaria per creare l'account della scuola.
L'account è quindi il contenitore all'interno del quale vengono memorizzati tutti i dati della scuola.
Ogni account Kindertap è identificato da un codice univoco, detto codice cliente, il quale inizia con il codice dello stato di appartenenza (es. ITA per l'Italia, DEU per la Germania).
Anagrafiche
I diversi dati, in particolare quelli principali (come i dati anagrafici delle persone), sono suddivisi in anagrafiche.
L'anagrafica è una schermata che permette di archiviare e consultare un particolare insieme omogeneo di dati.
Bambini
In Kindertap tutto ruota attorno alla figura del bambino; si può affermare che Kindertap sia bambino-centrico.
Ogni utente iscritto deve quindi essere opportunamente schedato all'interno dell'applicazione, cosicché le diverse funzioni possano essere attivate.
I dati anagrafici e i dettagli aggiuntivi degli utenti vengono registrati all'interno dell'anagrafica Bambini, unitamente ai dati dei familiari (genitori ed eventuali delegati al ritiro).
Adulti
L'anagrafica Adulti nasce per archiviare i dati di tutte le figure adulte, siano esse familiari oppure staff della scuola.
Se l'adulto fa parte dello staff, nell'anagrafica occorre indicare il ruolo che la persona ricopre nell'organizzazione aziendale (es. coordinatore, educatore).
L'anagrafica di un adulto può essere collegata a quella di uno o più bambini. Inoltre, l'adulto può essere sia familiare sia operatore della scuola allo stesso momento.
L'accesso all'applicazione è collegato agli adulti.
Sono gli adulti, cioè, ad effettuare la login all'app con un'utenza personale (l'utenza non è del bambino).
Sezioni
Fatto salve rare eccezioni, i bambini frequentanti i servizi 0-6 vengono suddivisi in sezioni (o gruppi/classi). Anche in Kindertap è possibile inserire a sistema tali raggruppamenti.
L'anagrafica Sezioni permette di definire le classi, specificando in particolare:
- Nome della sezione
- Date di inizio/fine attività
- Educatori di riferimento
- Bambini inclusi nella sezione
In Kindertap la sezione è un elemento chiave, in quanto molte delle features basano il proprio funzionamento sulla sezione stessa e, più in particolare, sulle date di attività della sezione.
Una sezione viene definita attiva se le date della sezione includono la data odierna (ovvero se la data di inizio attività della sezione precede o coincide con la data corrente e se la data di fine attività della sezione è successiva o coincide con la data corrente).
Ecco alcuni risvolti di quanto appena descritto:
- ogni educatore può registrare le presenze o raccogliere foto/video solo per i bimbi della/e sezione/i a cui afferisce ed a patto che la sezione sia attiva
- i genitori possono visualizzare foto/video solo se il bimbo è iscritto ad una sezione attiva
Se un membro dello staff o un genitore che accede a Kindertap non visualizza i dati che ci si aspetta che possa trovare, l'anomalia, in genere, è relativa ad una errata configurazione delle sezioni.
Significa, cioè, che l'operatore o il bambino non è iscritto ad una sezione correntemente attiva.
Si evidenzia che sia gli operatori sia i bambini possono essere iscritti simultaneamente a più di una sezione (attiva o non).
Inoltre, le sezioni possono essere intese non solo come "classe", ma anche come raggruppamento educatrici/bambini in senso più ampio. Ad esempio, oltre alle sezioni "principali", è possibile inserire a sistema una sezione chiamata Tutti (nella quale includere tutti i bimbi della scuola) oppure una sezione chiamata Post-scuola, nella quale inserire solo gli iscritti al servizio di prolungamento orario. Tali raggruppamenti possono risultare particolarmente utili per sfruttare in modo più efficace alcune funzioni offerte da Kindertap, ad esempio per inoltrare dei messaggi solo ai frequentanti del post-scuola o per condividere velocemente un documento (file) con tutti gli iscritti.
Sedi
Le organizzazioni che utilizzano Kindertap su più di un servizio (sede), all'interno del proprio account possono dettagliare l'elenco delle scuole. Possono cioè utilizzare un unico account Kindertap all'interno del quale salvare in modo partizionato tutti i dati dell'organizzazione.
Grazie a questa feature si evita di dover creare/utilizzare account differenti per gestire i diversi plessi e i dati, pur essendo all'interno dello stesso archivio, all'occorrenza possono essere raggruppati/visualizzati per sede.
Ne consegue che ogni dato salvato all'interno di Kindertap è associato ad una sede (o a più di una). Ad esempio, l'anagrafica di un dipendente può essere collegata a tutti i servizi su cui la persona presta servizio; il dipendente, accedendo all'app con la propria utenza personale (univoca), può quindi lavorare sui dati di tutti i servizi di appartenenza.
Come visto in precedenza nel caso delle sezioni, anche le sedi possono essere intese in senso più ampio. Ad esempio, per i servizi che integrano nido e infanzia all'interno di un'unica sede, è consigliabile che dividano i dati in due sedi Kindertap differenti.
Policy
Le diverse funzioni di Kindertap risultano accessibili (e quindi visibili) solo se l'utente che accede dispone dei privilegi necessari (profilazione degli utenti).
Per maggiori informazioni consulta l'articolo Group policy.